Mengadakan gathering bersama teman, keluarga, atau rekan kerja bisa terasa lebih praktis jika biaya dibagi secara jelas. Salah satu pengeluaran yang perlu diperhitungkan adalah sewa villa. Dengan mengetahui biaya per orang, penyelenggara dapat menyusun anggaran dan menentukan kontribusi setiap peserta sebelum acara berlangsung.
Namun, biaya gathering tidak hanya bergantung pada tarif penginapan.
Konsumsi, transportasi, perlengkapan acara, dan kebutuhan tambahan juga perlu dimasukkan ke dalam perhitungan agar tidak terjadi kekurangan dana.
1. Tentukan Tarif Villa Berdasarkan Tanggal
Langkah pertama adalah mengetahui tarif sewa untuk tanggal yang dipilih. Harga penginapan dapat berbeda antara hari kerja, akhir pekan, dan hari libur nasional.
Sebagai contoh, tarif Tou Villas adalah Rp4.500.000 per malam untuk Senin–Kamis, Rp5.700.000 untuk Jumat dan Minggu, serta Rp7.800.000 untuk Sabtu dan hari libur nasional.
Sebelum menghitung biaya per orang, pastikan tanggal, durasi menginap, dan tarif yang berlaku sudah dikonfirmasi kepada pengelola.
2. Hitung Biaya Penginapan per Peserta
Rumus sederhananya adalah:
Biaya penginapan per orang = total sewa villa ÷ jumlah peserta yang membayar.
Contohnya, jika biaya sewa villa sebesar Rp5.700.000 dan ada 15 peserta yang berbagi biaya, perhitungannya menjadi Rp380.000 per orang untuk satu malam.
Jika jumlah peserta berubah, biaya per orang juga akan berubah. Karena itu, sebaiknya gunakan jumlah peserta yang sudah cukup pasti sebelum menetapkan nominal patungan.
3. Masukkan Biaya Konsumsi dan Transportasi
Setelah mendapatkan biaya penginapan, tambahkan perkiraan pengeluaran lainnya. Biaya tersebut dapat meliputi makanan, minuman, transportasi, tol, bahan bakar, dan perlengkapan kegiatan.
Misalnya, jika setiap peserta diperkirakan mengeluarkan Rp150.000 untuk konsumsi dan Rp100.000 untuk transportasi, jumlah tersebut perlu ditambahkan ke biaya penginapan. Dengan begitu, peserta mengetahui perkiraan total biaya yang perlu disiapkan.
4. Perhitungkan Biaya Tambahan
Periksa apakah ada kebutuhan tambahan, seperti tempat tidur ekstra, dekorasi, perlengkapan gathering, atau jasa catering. Di Tou Villas, biaya extra bed adalah Rp100.000 per bed, sedangkan catering tidak termasuk dalam tarif sewa.
Sebaiknya jangan langsung membagi biaya sebelum seluruh kebutuhan dicatat. Buat daftar pengeluaran agar setiap peserta memahami komponen yang dibayarkan.
5. Sepakati Mekanisme Pembayaran
Tentukan siapa yang bertanggung jawab mengumpulkan uang dan kapan pembayaran harus dilakukan. Untuk memudahkan pencatatan, gunakan daftar peserta dan catat setiap pembayaran yang sudah diterima.
Jika ada peserta yang membatalkan keikutsertaan, tentukan sejak awal bagaimana biaya akan disesuaikan. Kesepakatan ini membantu mengurangi kebingungan menjelang hari pelaksanaan.
Gathering Lebih Praktis di Tou Villas
Tou Villas memiliki kapasitas standar hingga 20 orang dan fasilitas seperti ruang keluarga, private pool, dapur, area BBQ, karaoke, serta biliar. Fasilitas ini bisa menjadi pertimbangan ketika memilih tempat untuk gathering bersama.
Hitung biaya berdasarkan jumlah peserta yang benar-benar ikut, lalu konfirmasikan tarif dan ketersediaan villa sebelum menetapkan nominal patungan.
RESERVATION Waktunya Menikmati Momen Anda
Book Your Stay: https://www.touvillas.com/book
WhatsApp: https://wa.me/628119105098
